Секретарь-администратор

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора и его заместителей Компании (далее по тексту - Руководство Компании);
- Принимает поступающую на рассмотрение Руководства Компании корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- По поручению Руководства Компании составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других корпоративных мероприятий;
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
- Совместно с менеджером по работе с персоналом и бухгалтером, ответственным за служебную сотовую связь контролирует использование объема трафика сотовой связи, предоставляемый работникам Компании для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также своевременную оплату за использование корпоративной мобильной и стационарной связи.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрацию, доставку по назначению или на почтовое отделение;
- Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в/из служебные командировки или с целью трудоустройства на предприятие, оформляет необходимые командировочные документы;
- Контролирует надлежащее исполнение уборщиком офисных помещений своих должностных обязанностей.

Прием и распределение входящих звонков
Первоначальные консультационные услуги
Регистрация запросов, отслеживание их выполнения